Self check-in e Key box sono davvero illegali? Facciamo chiarezza

Con l’ultima nota del Ministero dell’Interno, il dibattito su Self check-in e Key box ha riacceso l’attenzione degli operatori del settore turistico. Scopri cosa dice la legge e quali sono le implicazioni per chi gestisce affitti brevi.

Self check-in e Key box: cosa sono e perché sono così diffusi

Negli ultimi anni, il Self check-in ha rivoluzionato il mondo dell’ospitalità, offrendo agli ospiti la possibilità di accedere alle strutture in modo autonomo, spesso grazie a strumenti come le Key box. La pandemia ha accelerato l’adozione di queste soluzioni contactless, rispondendo alla crescente richiesta di flessibilità e sicurezza.

Secondo il Hotel Tech Report, oltre il 40% delle strutture ricettive globali utilizza sistemi automatizzati, in particolare nel settore degli affitti brevi. Le Key box sono particolarmente apprezzate dagli operatori di piccole dimensioni, grazie alla loro semplicità e ai costi contenuti. Tuttavia, la loro natura automatizzata ha sollevato dubbi sulla conformità legale, culminati con la nota del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024.

Cosa dice la legge italiana: l’Articolo 109 del TULPS

In Italia, l’Articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) impone ai gestori di verificare l’identità degli ospiti tramite un documento valido. La norma prevede inoltre che i dati vengano registrati e che venga consegnata agli ospiti una scheda di dichiarazione delle generalità.

Il Self check-in e le Key box, senza un controllo diretto sull’identità, si scontrano con queste disposizioni, esponendo i gestori al rischio di sanzioni amministrative o, nei casi più gravi, alla sospensione della licenza.

La circolare del Ministero dell’Interno: obbligo di verifica diretta

La circolare del 18 novembre 2024 (n. 38138/2024) chiarisce che l’uso di Self check-in e Key box non è conforme all’Articolo 109 del TULPS se non viene effettuata una verifica “de visu” dell’identità degli ospiti.

Questa misura è stata adottata per contrastare l’aumento di attività illecite legate agli affitti brevi, specialmente in vista di eventi di rilevanza internazionale come il Giubileo 2025.

I rischi per i gestori che utilizzano Self check-in e Key box

L’adozione di soluzioni automatizzate senza adeguati accorgimenti può comportare diversi rischi:

• Sicurezza compromessa: l’assenza di un controllo diretto facilita l’accesso a persone non identificate.
• Non conformità legale: il mancato rispetto delle normative può portare a sanzioni o alla sospensione della licenza.
• Responsabilità legale: in caso di incidenti o attività illecite, i gestori potrebbero essere ritenuti direttamente responsabili.
• Accessi non autorizzati: le Key box economiche sono più vulnerabili a furti e manomissioni.

Come viene gestito il Self check-in all’estero

In Paesi come Singapore e gli Stati Uniti, l’integrazione di tecnologie avanzate, come il riconoscimento facciale e i sistemi biometrici, ha reso il Self check-in più sicuro e conforme alle normative.

• A Singapore, il sistema E-Visitor Authentication (EVA) consente agli ospiti di scansionare il passaporto e verificare l’identità tramite riconoscimento facciale.
• Negli Stati Uniti, alcune strutture utilizzano app che permettono di effettuare il check-in remoto, combinando selfie e chiavi digitali.

Queste soluzioni dimostrano come l’innovazione possa rendere il Self check-in sicuro e conforme, ma richiedono investimenti significativi e un quadro normativo chiaro.

Il futuro del Self check-in: tecnologie e normative

L’evoluzione del Self check-in sarà probabilmente guidata da tecnologie come l’Intelligenza Artificiale e i sistemi biometrici. In Italia, l’adozione di queste innovazioni potrebbe essere facilitata da normative più moderne, in linea con gli standard internazionali.

Le esperienze dei settori aerei e aeroportuali, dove il riconoscimento biometrico è già ampiamente utilizzato, potrebbero rappresentare un modello per il settore ricettivo.

Conclusione: affidati a una gestione professionale per evitare rischi

Self check-in e Key box rappresentano una soluzione pratica e innovativa, ma i rischi legali e di sicurezza legati alla loro gestione autonoma non possono essere sottovalutati.

Per questo motivo, affidare la gestione del tuo appartamento a un’agenzia specializzata in affitti brevi è la scelta migliore per garantire conformità alle normative, sicurezza e una gestione efficiente.

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